Gestire più ristoranti: come confrontare incassi e personale senza mescolare i numeri

Con due o più locali la domanda "come sta andando?" diventa tre domande: come sta andando ciascuno, come stanno andando insieme, e chi sta andando meglio. Le risposte vanno cercate in posti diversi, e la tentazione di sommare tutto è l'errore più costoso.

Cosa ha senso sommare

L'incasso totale, sì: è il fatturato del gruppo ed è quello che paga i costi comuni. Il numero di coperti, sì. I corrispettivi, no: ogni locale ha la sua partita IVA o comunque la sua contabilità, e il commercialista li vuole separati.

Cosa va tenuto separato

• La classifica degli articoli. Il menù non è lo stesso; e anche quando lo è, i prezzi e i volumi non lo sono. Un articolo che vende bene a Palermo e male a Catania è un'informazione; sommato, sparisce.
• Gli operatori. Una classifica che mescola i camerieri di due locali confronta persone che non lavorano nello stesso posto: il primo è quasi sempre chi sta nel locale più grande, non chi lavora meglio.
• Le medie per fascia oraria. Un locale chiuso a pranzo abbassa la media del pranzo di tutto il gruppo, e la decisione sui turni viene sbagliata.

Il confronto giusto

I locali si confrontano sullo stesso grafico, con linee separate: si vede subito se uno è in calo mentre l'altro cresce, e quando è successo. E ogni locale con il suo riquadro per articoli e personale, uno accanto all'altro — non uno sopra l'altro.

Casse diverse

Capita che un locale abbia Posby e l'altro una cassa in cloud come Tilby. I dati devono finire nello stesso posto, nella stessa forma, altrimenti il confronto è impossibile. È un problema tecnico che va risolto una volta, dal sistema, e non ogni mese con due file Excel da incollare.

Come lo fa Real Flow

Ogni locale ha i suoi dati, letti dalla sua cassa — Posby con il Sync Agent, Tilby via API — e portati nella stessa forma. Dall'app si seleziona un locale, alcuni o tutti: gli incassi si confrontano sullo stesso grafico, articoli e personale restano in riquadri separati, i corrispettivi si esportano per locale. Ogni utente vede solo i locali e le sezioni che il titolare gli ha aperto.